PDF unterschreiben

Ein PDF in unter einer Minute unterschreiben – privat

Ob Mietvertrag, Angebotsschreiben, Einverständniserklärung der Schule oder Lieferantenvertrag – Unterschreiben hieß früher drucken, unterschreiben und scannen. Mit Fileopia fügen Sie Ihre Unterschrift direkt in Ihrem Browser ins PDF ein. Das Dokument wird nie hochgeladen, es muss kein Konto erstellt werden, und Sie müssen sich die Datei nicht über eine E-Signatur-Plattform zuschicken.

• Drei Wege zur Unterschrift: Zeichnen Sie sie mit Maus, Trackpad, Finger oder Stift; tippen Sie Ihren Namen und wählen Sie einen Handschrift-Stil; oder laden Sie ein Foto Ihrer Unterschrift hoch. Der weiße Hintergrund wird automatisch transparent.
• Initialen, Datum und freier Text: Setzen Sie mit demselben Werkzeug Ihre Initialen, das heutige Datum oder beliebigen Text (etwa Ihren Namen in Druckschrift oder „Genehmigt“).
• Beliebig viele Platzierungen auf vielen Seiten: Klicken Sie so oft wie nötig zum Platzieren; wechseln Sie die Seite, um jede zu paraphieren und die letzte zu unterschreiben. „Rückgängig“ entfernt die letzte Platzierung.
• Unterschrift merken: Speichern Sie Ihre Unterschrift auf Wunsch nur in diesem Browser (lokaler Speicher), damit sie beim nächsten Mal sofort bereitsteht. Auf keinem Server wird etwas gespeichert.
• Farbe und Größe: blaue oder schwarze Tinte und beliebige Breite.

Außerdem müssen Sie auf nichts warten. Große gescannte Verträge öffnen sich sofort, Sie können nach dem Laden der Seite offline im Zug oder Flugzeug unterschreiben und so viele Dokumente pro Tag unterschreiben, wie Sie möchten. Keine Credits, kein Countdown einer Testphase und keine Aufforderung, ein Konto anzulegen, bevor Sie Ihre eigene unterschriebene Datei herunterladen.

So unterschreiben Sie ein PDF

• Öffnen Sie Ihr PDF, indem Sie es auf der Seite ablegen.
• Erstellen Sie Ihre Unterschrift: zeichnen, tippen oder hochladen. Aktivieren Sie „Unterschrift merken“, um sie auf diesem Gerät zu speichern.
• Wählen Sie, was Sie platzieren: Unterschrift, Initialen, Heutiges Datum oder Freier Text.
• Klicken Sie auf die Seite, wo sie hin soll. Jeder Klick fügt eine Kopie hinzu, zentriert auf die angeklickte Stelle.
• Wechseln Sie die Seite, um weitere Seiten zu unterschreiben oder zu paraphieren. Nutzen Sie „Rückgängig“, wenn eine Platzierung danebengeht.
• Laden Sie das unterschriebene PDF herunter.

Elektronische Unterschrift oder digitale Signatur

Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt. Eine elektronische Unterschrift ist jeder elektronische Hinweis darauf, dass eine Person einem Dokument zustimmt: eine gezeichnete oder getippte Unterschrift, ein gescanntes Bild oder sogar ein gesetztes Häkchen. Genau das erstellt dieses Tool. In vielen Ländern sind elektronische Unterschriften für die meisten alltäglichen Vereinbarungen rechtlich anerkannt – in den USA nach dem ESIGN Act und dem UETA, in der Europäischen Union als „einfache elektronische Signaturen“ nach der eIDAS-Verordnung.

Eine digitale Signatur ist eine bestimmte Technologie: ein kryptografisches Siegel auf Basis eines auf Ihren Namen ausgestellten Zertifikats, das nachweist, wer unterschrieben hat und dass die Datei seitdem nicht verändert wurde. Manche Dokumente (bestimmte Behördenvorgänge, notarielle Urkunden oder „qualifizierte“ Signaturen nach eIDAS) erfordern dieses Niveau. Wenn ein Empfänger ausdrücklich eine zertifikatsbasierte digitale Signatur verlangt, nutzen Sie das Tool oder den Dienst, den er angibt.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie bei wichtigen Verträgen die Anforderungen in Ihrem Land.

Was ein unterschriebenes PDF vertrauenswürdiger macht

• Paraphieren Sie bei längeren Dokumenten jede Seite, damit Seiten nicht unbemerkt ausgetauscht werden können.
• Fügen Sie neben Ihrer Unterschrift das Datum hinzu.
• Bewahren Sie eine Kopie des unterschriebenen PDFs und der E-Mail auf, mit der Sie es versendet haben.
• Nutzen Sie nach dem Unterschreiben PDF reduzieren, um alles in die Seite einzubrennen, oder PDF schützen, um weitere Bearbeitungen zu verhindern.

Ein Foto Ihrer Unterschrift hochladen

Unterschreiben Sie mit einem dunklen Stift auf glattem weißem Papier, fotografieren Sie es bei gutem Licht oder scannen Sie es und laden Sie es hoch. Das Tool entfernt den weißen Hintergrund, sodass nur die Tinte bleibt, und Sie können sie anschließend an die Unterschriftszeile anpassen. Für ein wiederverwendbares transparentes PNG können Sie auch unseren Unterschrift-Generator nutzen.

Warum lokales Unterschreiben wichtig ist

Die Dokumente, die Sie unterschreiben, gehören zu den sensibelsten, mit denen Sie umgehen: Sie enthalten Namen, Adressen, Gehälter, Bankdaten und Ausweisnummern. Online-Signaturdienste laden die Datei meist auf ihre Server hoch. Hier bleiben das PDF, Ihr Unterschriftsbild und das Ergebnis die ganze Zeit auf Ihrem Gerät. Die optional gespeicherte Unterschrift liegt nur im lokalen Speicher Ihres Browsers und lässt sich durch Deaktivieren der Option oder Löschen der Websitedaten entfernen.

Typische Anwendungen

• Miet- und Pachtverträge.
• Arbeitsangebote und Geheimhaltungsvereinbarungen.
• Einverständniserklärungen für Schule und Arzt.
• Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen.
• Freelancer-Verträge und Leistungsbeschreibungen.

Auf Smartphone oder Tablet unterschreiben

Mit dem Finger zu unterschreiben wirkt oft natürlicher als mit der Maus. Öffnen Sie das PDF auf Ihrem Smartphone, wählen Sie „Zeichnen“ und unterschreiben Sie im Feld – der Strich wird geglättet, damit er wie Tinte aussieht. Tippen Sie dann auf die Stelle der Seite, an die die Unterschrift gehört. Auf einem iPad oder Android-Tablet mit Stift ist das Ergebnis praktisch wie mit Kugelschreiber auf Papier. Das unterschriebene PDF landet in Ihrem Ordner „Dateien“ oder „Downloads“, bereit zum Anhängen an eine E-Mail oder zum Hochladen in ein Portal.

Getippt, gezeichnet oder hochgeladen – was sieht am besten aus?

Alle drei sind als elektronische Unterschrift gleichwertig. Wählen Sie die bequemste Variante und bleiben Sie dabei, damit Ihre Unterschrift in allen Dokumenten wiedererkennbar ist.

Dokumente mit anderen unterschreiben

Dieses Tool ist dafür gedacht, dass Sie selbst ein Dokument unterschreiben. Wenn mehrere Personen unterschreiben müssen, kann jede das PDF öffnen, ihre Unterschrift hinzufügen und die Datei weitergeben – frühere Unterschriften bleiben erhalten, weil sie in die Seite geschrieben sind. Bei Formularen mit beschrifteten Feldern nutzen Sie zuerst PDF-Formular ausfüllen, um Namen und Adressen einzutragen, und unterschreiben dann. Wenn ein Dokument einen formalen Ablauf mit Prüfprotokoll, Erinnerungen und Zertifikaten durchlaufen muss, ist eine E-Signatur-Plattform der anfragenden Organisation das richtige Werkzeug.

Checkliste vor dem Versand eines unterschriebenen PDFs

• Lesen Sie das gesamte Dokument noch einmal – mit Ihrer Unterschrift stimmen Sie jeder Seite zu.
• Achten Sie darauf, dass die Unterschrift auf der Unterschriftszeile steht und keinen Text verdeckt.
• Paraphieren Sie jede Seite, wenn die Gegenseite das verlangt hat.
• Fügen Sie das Datum im vom Empfänger erwarteten Format hinzu.
• Öffnen Sie das heruntergeladene PDF und prüfen Sie jede Platzierung vor dem Versand.
• Komprimieren Sie es mit PDF komprimieren, wenn es für E-Mails zu groß ist.

Fehlerbehebung

• Die Unterschrift wirkt zackig: etwas langsamer zeichnen oder die Breite erhöhen; hochgeladene Bilder sollten mindestens 600 px breit sein.
• Grauer Kasten um eine hochgeladene Unterschrift: Fotografieren Sie sie auf hellweißem Papier bei gutem Licht, damit sich der Hintergrund sauber entfernen lässt.
• Unterschrift zu groß oder zu klein: Ändern Sie die Breite vor dem Klicken; mit „Rückgängig“ entfernen und neu platzieren.
• Das PDF ist passwortgeschützt: Öffnen Sie es mit PDF entsperren und dem erhaltenen Passwort, dann unterschreiben.
• Gespeicherte Unterschrift fehlt: Sie wird pro Browser gespeichert und erscheint daher nicht in einem anderen Browser, in privaten Fenstern oder nach dem Löschen der Websitedaten.
• Der Empfänger sagt, das PDF sei bearbeitbar: Reduzieren Sie es nach dem Unterschreiben, damit die Unterschrift in den Seiteninhalt eingebrannt wird.
• Gescannter Vertrag: kein Problem – Unterschriften werden auf gescannten Seiten genauso platziert wie auf digitalen.